戸籍謄本 の取得を 行政書士 が代行します

相続手続き 相続手続き
相続手続き

戸籍謄本 が必要になるときは意外と少ないものです。相続手続きで急に戸籍謄本が必要といわれて戸惑う人は多いものです。日常業務で戸籍謄本をみなれている行政書士の立場で、戸籍法改正も含めて戸籍について整理します。

戸籍 とは

日本人が出生してから死亡するまでの身分関係(出生、結婚、死亡、親族関係など)を登録し、公に証明するための公簿を言います。

現在の戸籍は、1組の夫婦と姓を同じくする未婚の子を単位につくられています。だから、戸籍法では3代戸籍が禁止されていますので、「親・子・孫」というような記載はできないことになっています。

戸籍は、戸籍法に基づく届出により記録されて、本籍地(=戸籍を置いている場所のこと)の市区町村役場に保管されています。

戸籍 の内容

本籍

筆頭者氏名

氏名

出生年月日

戸籍に入った原因および年月日

実父母の氏名および続柄

養親の氏名および続柄

夫婦についての夫又は妻

入籍前の戸籍の表示

離婚や死亡に関する事項 など

戸籍 の由来

戸籍というのは日本ならではのものであり、今現在は日本と中国にのみ存在している制度だと言われています。家族集団単位で国民を登録するために用いられている公文書を指します。

もともと戸籍は国民一人一人を出生で登録する制度として始まりました。出生から死亡に関する記録が残され、家族の記録も同時に残されるため、本人の証明が容易になります。

例えば戸籍を持たない国家の場合、出生証明書等といった様々な書類が存在しますが、日本の場合は戸籍で全ての証明ができると言えるでしょう。

戸籍には戸籍謄本と戸籍抄本が存在します。まず、私たちが戸籍を取得する場合、取得できるものは戸籍原本の写しです。

そして記載する内容によって戸籍謄本か戸籍抄本かに分かれます。戸籍謄本は原本の内容を全て写しているものを指し、戸籍抄本は原本の1部を写しているものを指すのです。

また、戸籍謄本というのは戸籍に入っている全員に関する記述がありますが、戸籍抄本は戸籍の中に入る一個人のみに関する記述になります。

だからこそ、戸籍謄本は全部事項証明と呼ばれ、戸籍抄本は個人事項証明と呼ばれるのです。

戸籍謄本 の窓口での「本人確認」

本人確認などが 戸籍謄本取得 の法律上のルールへ

2008年(平成20年)5月から、戸籍謄本の窓口での「本人確認」が法律上のルールになりました。

近年は、自分の情報を他人に知られたくないという意識が高まり、個人情報保護に関する法律が整備されている中で、他人の戸籍謄本等を不正に取得する事件が発生しています。

また、消費者金融から借入れを行う等の目的で、他人が勝手にうその婚姻届や養子縁組届を提出して、戸籍に真実でない記載がされるという事件も発生しています。

そこで、「誰でも戸籍謄本等の交付請求ができる」という従来の戸籍証明書の公開原則を改め、第三者が戸籍謄本等の交付請求ができる場合を制限し、また、うその届出によって戸籍に真実でない記載がされないようにするため、戸籍届出の際の本人確認などが法律上のルールになりました。

一般的な 戸籍謄本 の取得手続の流れ

(1) 窓口で本人確認ができた場合

市区町村役場に届出 → 本人確認完了 → 書類審査 → 受理決定

(2) 窓口で本人確認ができなかった場合(郵送による届出を含む)

市区町村役場に届出 → 書類審査 → 受理決定 → 届出人に通知書発送

本人確認は、戸籍謄本の窓口に来られた方について、運転免許証、マイナンバーカードなどの書類の提示を受ける方法によって本人確認を行います。

他人の戸籍謄本を取得するには、自分の権利を行使したり、自分の義務を履行したりするために戸籍謄本が必要な場合や、国、都道府県、市区町村での手続に戸籍謄本が必要な場合など、正当な理由がある場合に限ります。

そして、そのような正当な理由があることを、請求書に詳しく記載していただく必要があります。

また、戸籍謄本を請求する際にも、必ず本人確認を行うことになりました。本人確認の方法は、婚姻等の届出の際の本人確認と同じように、運転免許証、写真付きの住民基本台帳カードなどの書類の提示を受ける方法によって行います。さらに、代理人や使いの方が請求する場合は、代理権限があるかなどの確認(委任状の添付など)も行うことになります。

その他に法律が改正された点としては、不正な手段で他人の戸籍謄本を取得した者に対しては、新たに刑罰が科されることになりました。

2024年3月施行 戸籍謄本 の行政手続き簡素化

2024年(令和6年)3月1日から、戸籍法の一部を改正する法律が施行され、本籍地以外の市区町村の窓口でも、戸籍証明書・除籍証明書を請求できるようになります(広域交付)。婚姻届を提出する場合など、戸籍届出時の戸籍証明書等の添付が原則不要となります。

戸籍謄本は今住んでいる市町村の行政窓口で入手できるようになり、両親の住む地元などに郵送で請求する手間等が省略できます。

戸籍と言えば、両親に頼んで市役所などに行ってもらい、送ってもらうして取得しなければいけないものだというイメージを持つ人も多いのではないでしょうか。

なお、コンピュータ化されたことで、戸籍謄本は戸籍全部事項証明書に、戸籍抄本は戸籍個人事項証明書に名称が変わりましたので、合わせて戸籍証明書と称されることもあります。

戸籍証明書法の一部を改正する法律で変わること

マイナンバーを利用し、戸籍に関する行政手続きを簡素化する改正戸籍法が2024年3月に施行されることになり、将来的には年金や児童扶養手当の申請や婚姻の届け出で戸籍証明書の提出が不要になります。

戸籍証明書の広域交付を開始

令和6年3月1日から、本籍地と違う自治体に住んでいても、窓口で戸籍証明書を受け取ることができるようになります。

戸籍謄本 1
戸籍謄本 1

本籍地以外の市区町村の窓口でも、戸籍証明書・除籍証明書を請求できるようになります(広域交付)。これによって、

【どこでも】本籍地が遠くにある方でも、お住まいや勤務先の最寄りの市区町村の窓口で請求できます。

【まとめて】ほしい戸籍証明書の本籍地が全国各地にあっても、1か所の市区町村の窓口でまとめて請求できます。

ただし、コンピュータ化されていない一部の戸籍・除籍を除きます。また、戸籍謄抄本以外の一部事項証明書、個人事項証明書は請求できません。

戸籍謄本 等の添付が原則不要

戸籍謄本 2
戸籍謄本 2

例えば、新婚旅行先の市区町村の窓口に婚姻届を提出する場合など、本籍地ではない市区町村の窓口に戸籍の届出を行う場合でも、提出先の市区町村の職員が本籍地の戸籍を確認することができるようになりますので、戸籍届出時の戸籍証明書等の添付が原則不要となります。

今後の マイナンバーカード 連携

2024年3月のサービス開始は、広域交付と添付不要だけになります。

この二つは上記の戸籍情報連携システムの統合に伴うもので、今後の予定はマイナンバーカードの普及と浸透などに伴う将来の予定ですので、実施日は未定です。

将来的には、改正戸籍法では戸籍の副本データを管理する法務省のシステムとマイナンバーを連動させた新たなシステムを導入するなどして、行政側が全国の戸籍情報を確認できるようになります。

新たなシステムの運用が始まれば、

▽自治体の窓口でマイナンバーの番号を伝えるだけで年金や児童扶養手当の申請ができるようになるほか

▽結婚の届け出や養子縁組、本籍地の変更などの手続きで戸籍謄本などの戸籍証明書の提出が不要になります。

児童扶養手当認定手続で添付不要

申請書と併せて申請人等のマイナンバーを申請先の行政機関に提示することにより、申請先の行政機関が戸籍関係情報(マイナンバーの提示を受けた者に関する親子関係、婚姻関係等の情報)を確認することができるようになりますので、戸籍証明書等の添付が不要となります。

戸籍謄本 3
戸籍謄本 3

パスポートの発給申請で添付不要

申請書と併せて戸籍電子証明書提供用識別符号を申請先の行政機関に提示することにより、戸籍電子証明書(電子的に戸籍情報を証明したもの)を確認することができるようになりますので、戸籍証明書等の添付が不要となり、オンラインで手続が完結されます。

戸籍謄本 4
戸籍謄本 4

マイナンバーを用いたコンビニでの 戸籍証明書 取得方法

住まいの市区町村と本籍地の市区町村が同じ方は、通常の手順でマイナンバーカードを用いてコンビニでも取得することができます。

お住まいの市区町村と本籍地の市区町村が同じ方は、通常の手順で取得することができます。しかし、お住まいの市区町村と本籍地の市区町村が異なる方への戸籍謄本の取得方法については、冒頭に対応しているかの申込手続きがあり、その場では入手できません。

なお、本籍地の利用登録申請は、マイナンバーカードを使用した場合のみご利用できます。

戸籍謄本 の取り寄せ

戸籍謄本と言えば、昔ながらに本籍がある市役所の窓口で取得をするというイメージを持つ人も多いでしょう。

マイナンバーを用いたコンビニ端末での戸籍証明書の利用が出来なくとも、以前からのように戸籍は郵送での取り寄せが可能です。

また、2024年3月からは、本籍地が遠隔にある方でも、お住まいの市区町村や勤務先の最寄りの市区町村の役場の窓口において、戸籍証明書を取得することができるようになります(新戸籍法第120条の2)。

まず本人が取り寄せる場合、郵送等での取り寄せが可能です。ただし、不正入手を防ぐため、戸籍謄本は本籍ではない住所に送って欲しいと思う場合は必要な書類など準備するものがたくさんあります。

直接窓口に赴く場合は、担当の方に質問しながら書類を記入したり、必要書類を確認することができます。

郵送で送ってもらう場合には、遠方の市役所に連絡をしたり、必要書類を準備する手間が意外にかかります。もしもその地域に兄弟が住んでいれば代行取得してもらうことが可能ですが、その地域には知り合いがいない、頼める人がいない、という場合は自分でなんとかしなければいけません。

そんな時、行政書士に依頼して代行取得をしてもらうことができるのです。

戸籍謄本 を請求することができる人

兄弟姉妹は基本的に代理取得がダメ、なんです。

(A) 戸籍に記載されている本人、又はその配偶者(夫又は妻)、その直系尊属(父母、祖父母等)若しくは直系卑属(子、孫等)      

(B) 自己の権利の行使又は義務の履行のために必要な方

    (例えば、亡くなった兄弟姉妹の相続人となった方が、兄弟姉妹の戸籍証明書を請求する場合等)

    【請求書上、明らかにする必要がある事項】

  (1)権利又は義務が発生する原因となった具体的な事実

  (2)権利又は義務の内容の概要

  (3)権利行使又は義務履行と戸籍の記載事項の利用との具体的な関係

(C) 国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある方    

    (例えば、乙の兄の甲が、死亡した乙の遺産についての遺産分割調停の申立てを家庭裁判所にする際の添付資料として、乙が記載されている戸籍証明書を家庭裁判所に提出する必要がある場合等)

    【請求書上、明らかにする必要がある事項】

  (1)提出先となる国又は地方公共団体の機関の名称

  (2)(1)で記載した機関への戸籍証明書等の提出を必要とする具体的な理由

(D) その他戸籍に記載された事項を利用する正当な理由がある方

    (例えば、成年後見人であった者が、死亡した成年被後見人の遺品を相続人である遺族に渡すため、成年被後見人の戸籍証明書を請求する場合等)

    【請求書上、明らかにする必要がある事項】

  (1)戸籍の記載事項を利用する具体的な目的

  (2)戸籍の記載事項を利用する具体的な方法

  (3)戸籍の記載事項を利用する必要があることの具体的な事由

戸籍謄本 の請求に必要なもの

(1) 上記1(A)の方が請求する場合:本人、又はその配偶者(夫又は妻)、その直系尊属(父母、祖父母等)若しくは直系卑属(子、孫等)  

ア 窓口に来られる方の「本人確認」ができるもの(運転免許証、パスポート、個人番号カード等)

イ 直系親族に当たる方からの請求の際、請求された戸籍に請求者の名前が載っていない場合(例えば、婚姻によって親の戸籍から出て夫婦の新戸籍が作られた子が、親の戸籍の証明書等を請求する場合等)は、請求者が戸籍に記載されている「本人」の直系親族であることを確認できる資料(戸籍証明書等)

ウ 1(A)の方の代理人からの請求の場合は、1(A)の方が作成した委任状

(2) 上記1(B)~(D)の方が請求する場合:本人、配偶者、父母、祖父母、子、孫等以外

ア 窓口に来られる方の「本人確認」ができるもの(運転免許証、パスポート、個人番号カード等)

イ 1(B)~(D)の方の代理人からの請求の場合は、1(B)~(D)の方が作成した委任状                

※ 交付請求書の記載から請求の理由が明らかでない場合には、必要な説明を求めたり、追加の資料を求めることがあります。

行政書士 による 戸籍謄本 代行取得の利点

相続の専門家である行政書士は、相続に関する戸籍謄本の取り寄せをするなど、分野に応じて戸籍を取り寄せます。

戸籍謄本の請求は、一部の親族など限られた資格のあるものだけですので、例えば、実は遺産相続をする場合、戸籍謄本の取り寄せができないために遺産の相続ができない、手続きを進めることができない、といったトラブルに発展する事は珍しくありません。

また、亡くなった本人の戸籍謄本だけを取得するのであれば問題は無いのですが、関係する人全員の戸籍を取得しなければいけなくなった場合、どの程度の戸籍謄本を取得しなければいけないのかわからない、誰の戸籍謄本が必要なのかわからない、といった問題が生じることもあります。

名義変更をしなければいけない場合は相続人全員の戸籍謄本が必要となり、個人でやろうとするとかなりの時間と労力がかかるので、行政書士に依頼することによって戸籍謄本を取得することが可能になります。

それ以外にも被相続人の戸籍の変遷をわかりやすく家系図にまとめたり、取り寄せた戸籍謄本のコピーを取ったりPDFにしたり、あるいは電子ファイルにしたりなど、様々なサービスが充実しています。

ご自分の戸籍謄本を一枚入手するだけならばご自身でやられるのもいいかもしれません。戸籍取り寄せサービスはどこにいても利用することができるサービスであり、全国に対応しています。そのため、たとえ遠いところの戸籍謄本であっても、例えば離島に本籍があると言った場合でも心配いりません。

しかし、手間をかけずに安心して任せたい、複数の戸籍を使って相続などの作業をしていきたい方などは、行政書士は簡単に代行取得することができるのです。

行政書士には守秘義務がありますので、行政書士に話した内容が外部に漏れる事はありません。当事務所においては、相談しなくともチャットで料金設定が明確でわかりやすい。サービスの拡張など追加業務(追加費用)が発生する可能性があるかどうか、他の士業と連携する場合に費用をどのように支払うかなど、可能な限り細かくていねいに説明してくれる行政書士を選んでください。

行政書士も人間ですから、それぞれ独自の個性があります。専門性や経験を重視するのはもちろんですが、説明がていねいでコミュニケーションをとりやすい相手を選ぶことも重要です。

行政書士は基本的に郵送で戸籍謄本を取り寄せるため、数週間かかる可能性があります。また、相続で複数個所の場合には、関係者が何度も引っ越しをしているなどという場合は、異なる役所に戸籍謄本の請求をしなければいけなくなりますのでさらに時間がかかります。

戸籍謄本取得は1通3,300円(税込)にて承ります。

下記リンクからご購入ください。

戸籍謄本 の取得 相続手続き も合わせてご検討ください

遺産 相続手続き には、さまざまな細かい手続きが含まれています。こうした手続きは相続人自身が行うこともできますが、手続きにかかる時間や手間、必要な専門知識などを考えると、専門家に任せてしまった方が安心です。是非、遺産相続の専門家「 行政書士 」をご活用ください。

遺産相続手続を専門家に依頼すれば、手間や時間の節約やストレスの軽減につながります。他の専門家と比べて「業務範囲が広く」「費用が安い」行政書士を上手に活用することで、スムーズな遺産相続を目指してください。

金融機関出身の 行政書士 岡 高志 は 東京大学法学部を卒業以来、信託銀行や証券会社に勤務いたしました。相続手続への金融機関の厳格対応は身にしみて感じております。

そのような経験から、ご遺族・相続人の皆様が安心して任せていただけるような相続手続きをサポートさせていただいております。

参考記事:相続手続き

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