住民票 ~ 氏名、出生年月日、性別、住所、本籍、個人番号などが記載されている「その人の情報記録」
住民票は市区町村が管理している住民基本台帳にまとめられており、原本を出すことはできませんので、発行されるのは「写し」と呼ばれるものです。「住民票が必要」と記載されている場合は、全てこの「写し」のことです。コピー防止が施された紙に印刷されています。
「住民票のコピーは禁止」という一文を目にすることもありますが、これは「住民票の写しをコピーしたものは駄目」という意味です。
住民票の取り方に加え、類似した住民票記載事項証明書の紹介や、行政書士等の士業が職務上の権限とされている職務上請求書についても解説します。
住民票 の取り方５選
住民票の写しを取得する方法は、5種類あります。
マイナンバーの普及とコンビニのマルチコピー機での住民票の写しの発行が増えてきています。金額もコンビニが200円で統一されており、窓口の方は自治体によっては300円もあったりと、営業時間の制約もありませんし、マイナンバーカードの普及もあってコンビニでの発行が最も便利で標準となりそうです。
A）役所の窓口で取得する
これが最もわかりやすいでしょう。自分が住民登録している地域の役所に行き、窓口で住民票の写しの交付請求をすればいいだけです。このとき本人確認できる書類と手数料が必要になります。運転免許証、パスポート、個人番号カードなどを持っていきましょう。
手数料は自治体によって異なります。例えば東京都内では品川区や練馬区、新宿区など多くの区が1通300円ですが、八王子市では1通200円の手数料と、同じ都内でも手数料に違いがあります。いずれにしても交付してもらうのにお金がいるということは覚えておきましょう。本人確認が済み、手数料を払えば写しの交付を受けることができます。
B）役所から郵送で取得する
住民票を置いている役場が遠い場合は、郵送で送ってもらうことができます。こちらから「請求書」を「返信用封筒」とともに送付し、送り返してもらいます。
メリットは、なんと言っても「遠い距離であっても簡単に取れる」という事でしょう。また受付時間を気にする必要がないので、「土日しか休みが無くてなかなか行けない！」という方にも便利な方法ではあります。
デメリットは、往復の郵送費が掛かる、取得できるまでに時間が掛かる、わからない点をその場で確認出来ない、という3つが挙げられます。また、郵送の場合には、窓口よりも交付料を100円程度高く設定している自治体もあるようです。
C）コンビニで取得する
自治体によっては、コンビニのマルチコピー機で住民票の写しを発行することもできます。2010年にセブン-イレブンの一部店舗で始まったサービスですが、現在はさまざまな自治体が取り組んでおり、住民登録している地域外のコンビニでも証明書を取得できるサービスが利用できます。
コンビニ交付で取得できる証明書の種類は、以下のとおりです。
住民票の写し ※コンビニ交付で取得できる証明書には住民票コードは記載されません。
住民票記載事項証明書 ※次の項目で住民票との違いを解説
印鑑登録証明書
各種税証明書
戸籍証明書（全部事項証明書、個人事項証明書）
戸籍の附票の写し
毎日6:30から23:00まで、お昼休みや市区町村窓口の閉庁後（夜間、休日）でも、いつでも必要なときにご利用できます。※市区町村によっては利用時間が制限されている場合があります。
お住まいの市区町村に関わらず、証明書が急に必要になった時も、出先の店舗に設置されているキオスク端末から、簡単操作ですぐに取得できます。
利用できるコンビニエンスストア等店舗数：全国 約56,000店舗（2021年9月末現在）となっています。
利用には「利用者証明用電子証明書」が登録されたマイナンバーカードが必要です。この登録がされていないマイナンバーカードでは利用できないので、必ず事前に役所で登録をしておきましょう。利用するには、まずマルチコピー機で行政サービスボタンを押し、マイナンバーカードの読み取りをしてから暗証番号を入力。画面に表示された一覧から「住民票の写し」を選択してお金を入れるだけで、写しが発行されます。自治体によっては、役所の窓口発行よりコンビニ発行の方が手数料が安い場合もあります。
D）郵便局で取得する
一部の自治体では、郵便局の窓口でも住民票の写しを取得することが可能です。
ちなみにコンビニ発行サービスの開始に伴い、一部で郵便局の窓口が終了となる地域もあります。
E）自動交付機で取得する
自治体によっては、住民票や謄本を自動交付する機械を自治体の各地に設置している場合があり、これを利用することで、役所の窓口に行くことなく写しを取ることが可能です。
自動交付機も、郵便局の窓口と同様にコンビニ交付開始に伴い、利用が終了となる自治体があります。
住民票記載事項証明書 とは？
住民票記載事項証明書とは、住民票にある項目のうち、申請者が必要とする事項のみを記載した書類です。記載された内容が「住民票に記載されている内容と間違いない」ということを証明します。
住民票記載事項証明書の交付制度は、2008年（平成20年）5月1日から、本人確認の強化などと同じ時期に、プライバシー保護の観点等から導入されました。
転職・就職など企業への入社時やアルバイト・パートとして雇用される際などに提出を求められることが多いようです。
企業には、労働基準法において労働者名簿の作成が義務付けられています。そのため企業は住民票記載事項証明書を提出してもらうことによって、雇用者の正確な氏名や住所、生年月日、性別などを知る必要があるのです。
また、雇用者が身分を偽っていたり、不正確な情報を提示したりしていないかを確認し、トラブルを未然に防ぐ目的もあります。
住民票記載事項証明書 と 住民票 の違い
銀行口座開設、パスポート申請の際などに本人確認で住民票が必要になるケースがありますが、そこで求められる住民票は「住民票の写し」のことです。
「住民票の写し」の記載事項
氏名
生年月日
性別
住所
当該市区町村の住民となった日
（当該市区町村内で住所を変更した場合は）現住所を定めた日
前住所
—————————————-
世帯主名、続柄（※）
本籍地、在留資格等（※）
住民票コード（※）
マイナンバー（※）
（※）の事項は「住民票の写し」に記載するか選択可能。
住民票記載事項証明書には、これらの項目のうち指定した事項のみが記載されます。
住民票記載事項証明書 の代わりに「 住民票の写し 」は？
企業側から住民票記載事項証明書の提出を求められた際、「住民票の写し」にはすべての事項が記載されているのだから、それを提出すればいいのでは？ と思うかもしれません。しかし近年はプライバシー保護の観点から、個人情報は慎重かつ厳重な取り扱いが求められます。
企業はリスクとなるような不要な個人情報は保持したくないと考えているため、請求者の求めに応じて本籍や住民票コードなどが記載された「住民票の写し」ではなく、必要最低限の個人情報のみ記載された住民票記載事項証明書を求めるのです。
行政通達においても労働者名簿作成の際の提出書類は、「住民票の写し」ではなく住民票記載事項証明書が望ましいとされています。
上記の理由から、転職・就職時などに企業から求められるのは住民票記載事項証明書であることがほとんどです。しかし、なかには「住民票の写し」の提出を求められるケースがありますが、昔からの習慣なだけかもしれませんので、必要な項目について質問してみたらいいでしょう。
2008年改正で本人確認の開始
すでにお気づきと思いますが、10年以上前から住民票や戸籍証明書の取得でも本人確認が導入されました。気軽さが良かった半面、マイナンバーカードなどもできて格段に本人確認は進みましたが、本人以外の委任などの場合には窓口に行く手間が増えたようです。
マイナンバーカードと暗証番号を渡して誰かに取ってもらうといった、銀行口座からの預金引き出しに似た行為も起きそうですが、そのような場合にも行政書士にお任せください。
何人でも住民票の写し等の交付を請求できるという現行の交付制度を見直し、個人情報保護に十分留意した制度として再構築するとともに、転出等の際の本人確認を厳格化し、なりすましの防止を図る改正を行いました（平成20年5月1日から施行）。
住民票 は５種類もある！
住民票は大きく5種類に分かれますが、ほとんどの場合で必要となるのが「住民票の写し」と言われるもの。
1) 住民票の写し
2) 除票の写し
3) 改製原住民票
4) 住民票記載事項証明書 ※既に紹介してます
5) 不在住証明書
などがありますが、提出先から「住民票を提出して下さい」と言われている場合は、基本的に「住民票の写し」と考えて良いです。通常は、「住民票」＝「住民票の写し」の意味として使います。
ちなみに「住民票の原本を提出して下さい」と言われた場合も、「住民票の写し」を提出すれば良いです。
本当の意味での「原本」は役場に保管されており、取得できません。
住民票 を取れるのは誰か？
住民票 を請求できる人
A）本人、
B）本人と同一世帯の人
C）「上記のいずれかの人」から委任された人
の3パターンですが、ＢとＣのパターンについて補足しておきます。
B）で「同一世帯の人」って具体的に誰かというと、住民票を取得するときは、住民票（世帯全員）か、住民票（世帯一部）のどちらかを選んで取得します。このとき、「世帯全員」の住民票に載っている人が「同一世帯の人」となります。
たとえば「二世帯住宅」のように、同じ住所に住んでいても「世帯」が分かれているケースもあるので、必ずしも同じ住所＝同じ世帯とは言い切れないという事は理解しておきましょう。
C）委任された人は、本人もしくは本人と同一世帯の人からの「委任状」があれば、ほかの人が代理で取りに行くことも可能です。
住民票 を取るのに必要なものは？
必要となるものは、「住民票の写し」の請求書、身分証明証、印鑑（不要な場合も多い）です。
請求書において「本籍」のチェック欄はありませんが、「マイナンバー(個人番号)」と「世帯主・続柄」のチェック欄はありますので、必要に応じてチェックをつけましょう。
未成年の場合でも、住民票の写しを取得するにあたって「本人もしくは同一世帯の人」であれば取得できますので、年齢制限はありません。
当たり前ですが未成年でも「本人確認書類」は必要となりますので、もし「免許証・パスポート」といった顔写真付き証明書類がない場合は、
学生証
預金通帳
健康保険証
などを、2種類以上持参することで受付けてもらえます。
士業ができる 職務上請求 とは？
職務上請求とは「弁護士」「司法書士」「行政書士」「社会保険労務士」「土地家屋調査士」「税理士」「弁理士」「海事代理士」の８士業が受任した事務や事件に関する業務を遂行するために必要がある場合、その職権で第三者の戸籍謄本や住民票の写しの交付を請求できることをいいます。
職務上請求 で取得できる書類の種別
・戸籍
・除籍
・原戸籍
・住民票
・除票
・戸籍の附票
・住民票記載事項証明書
職務上請求 の制度
職務上請求は本来委任状がないと取ることができない戸籍謄本などを職権により取ることができるので便利な制度ではありますが、どのような場合にも取得できるものではなく、行政書士法に規定されている業務を遂行する上で必要とする場合に限り使用することができます。
もし不正に職務上請求をおこなった場合、その行政書士は、戸籍法、住民基本台帳法違反などにより、逮捕、起訴される可能性があります。
職務上請求書 の取り扱い
職務上請求をするためには日本行政書士会連合会が統一した様式により印刷調製し作成した職務上請求書を使うことになります。職務上請求書は悪用も可能なことから管理・保管の方法が定められています。
一部の業者、特に探偵業などの中には、業歴の浅い新人行政書士を狙って業務の依頼を装い、他人の戸籍などを言葉巧みに取得させようとする輩も実際に存在します。
職務上請求書は使い方を誤ると、重大な問題に発展しかねないものではあります。
●使用済みの控えの保管
職務上請求書の使用済みの控えを２年間保管しなければならない。
●譲渡等の禁止
職務上請求書を何人にも譲り渡し又は貸与してはならない。
●帳簿への記録
受託事件に関して職務上請求書を使用したときは、法第９条又は第 13 条の 17 に規
定する帳簿に、その使用した職務上請求書の払出し番号を記載しなければなりません。
職務上請求 の必要性と 行政書士
ベテラン行政書士の中にも、できるだけ委任状をもらって対応している、という方も少なくありません。許認可関連の業務については必要となる添付書類が決まっていることがほとんどなので、必要となる取得書類分の委任状で対応することも可能でしょう。
しかし業務内容によっては、職務上請求書がないと非効率な業務もあり、顧客からいちいち委任状をもらうのが困難なものもあります。例えば遺産分割協議書の作成やそれに付随する相続関係説明図などの作成、相続手続き、公正証書遺言の原案作成といった業務です。これらの業務では、まず被相続人の出生から死亡までの戸籍をすべて取得して相続人を確認・確定しなければなりません。
案件の状況によっては、それこそ電話帳くらいの厚さになるくらいの戸籍を取得しなければならないケースも珍しくはないことです。こうした戸籍を取得するたびに、いちいち顧客の委任状をもらっていたのでは非効率ですし、何より顧客自身の負担も大きくなってしまいます。ですから、こうした業務では職務上請求書を活用して効率的な仕事をする必要があるのです。
行政書士の職務上請求書は、業務の効率化のために必須なものです。相続や遺言といった分野をメイン業務としていると、この職務上請求書がなければ仕事にならない、と言ってもいいくらい重要なものです。職務上請求書は、適正に使用すれば何も問題は起こりません。
住民票 の取得 は 行政書士 も可能です
住民票は、戸籍証明書のように本籍地の状況でコンビニでの入手が不確定であるのに比べて、間違いなく現住所のあるコンビニでいつでも入手が可能です。
口座開設やパスポートの更新、転職就職等でも最も身近で、最も入手が容易な公文書のひとつと言えるでしょう。
住民票でも住民票記載事項証明書でも、ご自身で入手されるのが手間も費用もかからずにお勧めします。しかし、住民票を単独で提出して終わりとならない場合もあります。
例えば、遺産 相続手続き には、さまざまな細かい手続きが含まれていますが、住民票もこうした証明書類のひとつとして活用されることがあります。こうした手続きは相続人自身が行うこともできますが、他の戸籍証明書も合わせて手続きにかかる時間や手間、必要な専門知識などを考えると、専門家に任せてしまった方が安心です。
住民票取得は１通3,300円（税込）にて承ります。
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参考記事：相続手続き
