内容証明 を 行政書士 に任せてみよう

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内容証明郵便 とは、郵便法に規定されている制度を利用して発送される特殊な郵便のことで、一般的には 内容証明 と呼ばれています。

内容証明の取扱いにおいては、会社において、当該郵便物の内容である文書の内容を証明する。

2 前項の取扱いにおいては、郵便認証司による第58条第一号の認証を受けるものとする。

郵便法 第48条

何らかのトラブル(金銭・対人・土地・建物・犯罪など)を解決するための警告及び交渉の目的で使用されます。非常に有効な、コスパの高い手段ですので、行政書士が問題解決を内容署名の発送を手始めにお手ごろな価格でお手伝いいたします。

e内容証明というネットだけで完結する方法もありますので、代行する手間がお互いに省けるようになりました。

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内容証明 とは?

内容証明 の特徴

内容証明郵便とは、「どのような内容を」 「いつ」 「誰が」 「誰に」発送したかということを、郵便局で証明してくれるものです。これにより、その手紙の「内容」と「出した日」が郵便局によって「証明」されるため、権利義務の得失や変更に関する重要な通知をする場合に簡単かつ確実に証拠を残しておくことが出来ます。

ただし、内容証明の中身である内容の真偽まで証明するものではなく、また内容証明郵便自体に法的効力はありません。内容証明の目的はあくまで警告であり、判断は相手側の任意に委ねられることになります。

しかしながら、内容証明ひとつで、債権を回収出来たりするのも事実であり、内容証明は送ってみないと分からないという側面があります。相手に心理的な圧迫を与え、刑事罰や行政処分(業務停止等)を回避するため、返金等に応じてくる可能性も出てくるというわけです。

このように内容証明は、費用対効果の面から考えても、問題解決のための対応として非常に効果的であると言えます。

配達証明

内容証明郵便だけでは、「いつ相手に届いたか」まで証明することは出来ません。そこで、郵便物の配達した年月日を証明してくれる「配達証明」を利用して、この点を補うのが一般的です。

配達証明とは、書留について認められるもので、相手方が受け取った事実と配達された年月日を証明してくれる制度です。

本人に直接渡す以外にも、ポストへの投函や、受け取りを拒否された場合に玄関先に置いて来るだけでも到達(受け取った)したことになります。

内容証明郵便は、常に「内容証明+配達証明」であることに注意しなければいけません。

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岡高志行政書士事務所では、内容証明郵便の作成代行を受け付けております。

チャットボットでいくつかの質問に答えていくことで、お客様に最適な契約書作成、契約書内容確認のお見積もりが提示されます。

見積もり
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※ チャットボットでは最初の選択肢で【契約書作成】を選択してください。その後、【内容証明】が選択できます。

内容証明 の書き方

内容証明郵便は同時に3枚(枚郵便局保管、枚相手方送付、差出人保管)作成します。

用紙は特に専用の用紙が決まっているわけではありません。

内容証明郵便は字数・行数に制限があって、横書きの場合、1行26字以内で一枚に20行以内、あるいは1行13字以内で一枚に40行以内で書くことになっています。

文書に付けるタイトルは、無くても内容証明自体に問題はありませんが、多くの場合、「通知書」「通告書」「請求書」「催告書」「督促状」「警告書」「回答書」などのタイトルが付けられています。

本文は自由に書いて問題ありませんが、年月日は一般的には、本文の後に年月日を書きます。

内容証明には、郵便局で押される通信日付印が押されて差出日も証明されるので、年月日の記載は必ずしも必要ではありませんが、文章を作成する場合、作成日ないしは差出日を記載するのが普通です。年号は、元号、西暦、どちらでもかまいません。

差出人と受取人の住所・氏名を書きます。そして、差出人の氏名の下(横書きの場合は横)に捺印(押印)します。印鑑は認印でも構いません。表題(タイトル)に合わせて「通知人 ○○ ○○」「被通知人 ○○ ○○」などの肩書を書いてもよいです。

代理人によって内容証明を出す場合には、代理人の住所・氏名を書き、代理人の印鑑を押します。なお、ページが複数になったときに押す契印(割印)も代理人の印鑑を押します。 ※本人と代理人の両者を連記する場合には、本人の捺印(押印)は必要ありません。

内容証明は郵便ですから、封筒が必要となります。この封筒には受取人の住所氏名・差出人の住所氏名を書きますが、これは本文に書いた住所氏名と同一でなければならないので注意して下さい。

内容証明書には、図表や写真、また請求書や契約書などの添付書類を同封することは出来ません。内容証明書とは別に普通郵便等で送付するほかありません。

部数は、相手に郵送する分と、郵便局で保管する分と、自分用の3通用意します。

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e内容証明 の流れ

e内容証明のメリットは、何といっても価格! 

文字数が多い場合、または複数通を発送する場合(謄本一括返送時)e内容証明の方が郵便局窓口より料金がお得になります。封筒の用意や印刷も不要でコスト削減に。

2つ目のメリットは、時間・手間の削減!

郵便局に行く手間、混雑時の窓口での待ち時間なしで、内容証明文書を外へ持ち出す必要がないため、セキュリティも安心です。e内容証明であれば、24時間受付してくれます。

e内容証明 の流れ

e 内容証明
e 内容証明

参照:e内容証明(電子内容証明)

★差込み差出し機能で、受取人ごとに内容(氏名・住所・金額等)が異なる文書を100通までまとめて発送!

★2017年10月より、100通まで一括で内容証明文書をダウンロードし、一括で確認することが可能!

用途に合わせた差出方法として、e内容証明サービスでは、用途に合わせた差出方法が選択できます。

  • かんたん差出し

差出人が1人で、受取人1人に対して1通のe内容証明郵便を送れます。初めてe内容証明サービスをご利用の方にお勧めです。

  • 差出し

あらかじめ複数のe内容証明文書を作成し、差出時に複数まとめて差し出したり(一括差出し)、同一文書を複数の宛先へ送付すること(完全/不完全同文内容証明※1)ができます。e内容証明サービスのご利用に慣れた方、大量に差出しを行う方にお勧めです。

  • 差込差出し

文書ファイルと差込データファイルを指定することにより、最大で100通のe内容証明をまとめて差し出すことができます。一度に大量に差し出す方にお勧めです。

完全同文内容証明、不完全同文内容証明に対応しています。

このサービスを利用すると、複数の受取人宛てに同一のe内容証明郵便物を簡単に差し出すことができます。また、同報機能を使用した場合、2通目以降の内容証明料金が割引となるためお得です。

アップロードした文書ファイルは、一時保存ができます。都合に合わせていつでも作業ができます。

e内容証明 での利用の流れ

  1. Webゆうびんの専用Webサイトにログインします。利用には無料の利用登録が必要
  2. Wordファイルで作成した内容証明文書をアップロードし、差出人およびあて先を入力
  3. クレジットカードまたは料金後納で支払い
  4. アップロードした内容証明文書を、完全自動化された機械で印刷
  5. 照合・封入封かんし、内容証明郵便として発送
  6. お申し込みをした(「差出」ボタンを押した)時点の日付で、内容証明文書に日付が印字
  7. 受取人あてに正本が、差出人あてに謄本が、一般書留で配達

オプション料金

配達証明350円、速達260円の料金は、e内容証明に含まれていません。追加です。

これは、紙の内容証明の場合と同じです。「内容証明」には「配達証明」は基本含まれません。

★「内容証明」では・・・文書の内容等が証明できる

★「配達証明」では・・・配達した事実が証明できる

どちらも、郵便局により提供されている郵便サービス(オプション)のひとつなのですが、内容証明が「文書の内容・差し出し日付・差出人・受取人」を証明できるサービスである一方で、配達証明は、「配達したこと」を証明できるサービスです。

電子と窓口の料金比較

以下は、電子と窓口の内容証明とでのサービス金額の比較になります。両方とも配達証明のオプションは含みません。

1枚ですと従来の紙の方が安くなりますが、複数への送り先の件数が多い場合、送る枚数が多い場合には圧倒的に電子が割安になりますし、送付の手間も大幅に省けます。

電子e内容証明を謄本が1枚の定形郵便物(重量25g以内)で差し出す場合

(電子内容証明の加算料金)382円+

(電子郵便料金1枚目) 15円+ ※2枚目以降1枚ごとに(5枚まで)+5円

(郵便物の料金)84円+

(謄本送付料金通常) 304円+ ※一括送付(受取人数100人まで)503円

(一般書留の加算料金)480円=

(合計)1,265円

窓口内容証明を謄本が1枚の定形郵便物(重量25g以内)で差し出す場合

(内容証明の加算料金)480円+

(郵便物の料金)84円+

(一般書留の加算料金)480円=

(合計)1,044円

大量に送る場合はe内容証明のほうが安いですが、1通の場合だと郵便局の窓口から手続きしたほうが安いです。

内容署名 の効力

内容証明は、送付した文書の「内容」「差出人」「受取人」「差し出した日付」を、郵便局に証明してもらえるサービスです(同じ内容の文書を3枚用意し、うち1枚が郵便局で保管されます)。

つまり、内容証明郵便サービスを利用して文書を送付することで、その文書が、いつ、どんな内容で、誰から誰宛てに差し出されたのかを証明できるということです。これで法的にも通用する意思表示を相手に行えます。ただし、文書の内容が法的に正当であることを証明できるわけではありません。

内容証明 に効力はあるの?

内容証明郵便の効力について、以下の3点を具体的に見ていきましょう。

1:法的手段において証拠となり得る

内容証明郵便では文書の内容等が証明されるため、訴訟等の場において、意思表示の日付や文書の内容等を立証するのに役立ちます。

2:「催告」によって時効の完成を止められる

内容証明郵便を利用して「催告」することで、時効期間を6ヶ月延長することが可能です。なぜなら、債権には時効があり、一定の期間を過ぎると消滅してしまいます。

この、与えられた6ヶ月の猶予期間に、正式な裁判上の請求等をすることで、請求権が時効にかかるのを防げます。

3:確定日付が取得できる

「確定日付」が得られるのも、内容証明郵便の大きなメリットのひとつです。なぜなら、文書は、その作成日付が重要な意味を持つことが少なくないからです。

たとえばクーリングオフの場面を考えた際、内容証明郵便によって確定日付を取得しておけば、契約解除の意思表示をした時期について相手と争う必要がなくなります。トラブルの早期解決につながるでしょう。

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上記の3点までが、法的に効力があるとされる部分です。

上で紹介したとおり内容証明郵便は訴訟等で証拠として使えるものであることから、訴訟等の手続きに入る前の最終通告的な役割で用いられることも多いです。

また、独特の書式で書かれていたり、郵便局の認証司による認証スタンプが押されていたりと、通常の手紙とは明らかに異なります。

こうしたことから、とくに内容証明郵便を見慣れていない人にとっては、心的プレッシャーとなることが多いのです。また見慣れた人からしても、「そんなもの受け取っていない」等の言い逃れができなくなったことを意味するため、やはり心的プレッシャーとなり得るでしょう。

さらに弁護士名や事務所名が内容証明郵便に記載されていると、その心的プレッシャーはより大きなものになることが考えられます。

内容証明 が利用されるケース

実際に内容証明がどんな時に送られているのか、あるいは、どんな時に送ると有効なのか、ケースの一例をまとめました。

・代金・売掛金・貸金などの金銭トラブル

・クーリングオフの通知

・エステなどの中途解約

・悪徳商法トラブル

・契約解除の通知

・滞納家賃の通知

・損害賠償請求の通知

・慰謝料・養育費・認知・婚約破棄などの離婚トラブル

・賃金不払・不当解雇などの労働トラブル

・不倫・セクハラなどの男女トラブル

・未成年者の法律行為の取り消し

・いやがらせ・ストーカーなどの迷惑行為トラブル

・ネットオークショントラブル

送った文書(手紙)の内容や差出人・受取人、差し出した日付を証明できる内容証明郵便は、実にさまざまな場面で活用されています。

内容証明 を送るデメリット

事案にもよりますが、内容証明を送ることで、相手方の非を責めたり責任を追及したりする意味合いとなるケースは多いです。そうした場合、相手方が「そっちがそのつもりなら裁判を起こしてくれて構わない」といった強硬姿勢に出てくる可能性もあります。

文面によっては「脅迫罪」などと言われるおそれがあります。内容証明の書き方、使う文言・表現等によっては、「脅迫」「恐喝」であると捉えられてしまうおそれもあります。

こうした指摘をされるような事態になれば、トラブルは解決どころかあらぬ方向に進んでしまいます。

心理的な圧迫を与えることも内容証明に期待されるひとつの目的ではありますが、行き過ぎた文面にならないよう、十分な注意が必要です。

さらに、内容証明のなかで書く内容によっては、今後のことを考慮すると本来は相手方に伝えない方が良い情報まで、伝えてしまう可能性があります。内容証明を書くときには、その目的と期待する効果をしっかりと把握・整理し、必要なことのみを簡潔にまとめることが重要と言えるでしょう。

解決させるつもりが遠ざかってしまうケースもありますので、内容証明を出すなら行政書士のような専門家に相談するのがおすすめです。

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行政書士 に 内容証明 お任せください

行政書士に内容証明を依頼するデメリットと言えるのは、依頼に費用がかかることです。 自分で書いて送るだけなら、この依頼費用がかかることはありません。

しかし、これまで指摘してきたデメリットもあり、紹介したメリットも大きなものだと思いますので、費用対効果を考えて代行する選択をおススメします。多くの場合、内容署名を出して終わりではありません。

参考記事:契約書 文書作成 も行政書士

行政書士は、弁護士とは違い法的紛争に発展することが避けられないようなケースでの内容証明の作成代行は避けております。争いたい場合には不向きですが、裁判にならないように文面を作成したり、その後の先方との交渉にも相談にのったり、契約によっては同席もいたします。ご希望があれば弁護士へのご紹介も可能です。

内容証明郵便とは、手紙の一種であり、どのようなことが書いてある手紙か、という、内容を証明してくれる郵便のことに過ぎません。ですが、揉め事の解決には使い方によって時間と無駄を省く大きな手段にもなります。幅広い法律や手続きに精通した行政書士を活用していただけるよう、皆様の問題解決にお役立てします。

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チャットボットでいくつかの質問に答えていくことで、お客様に最適な内容証明作成のお見積もりが提示されます。

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※ チャットボットでは最初の選択肢で【契約書作成】を選択してください。その後、【内容証明郵便】が選択できます。

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